You are currently viewing 總是拖延管不好時間?7個《時間管理》重要觀念,真的很實用

時間管理最大的誤會

80%的人對時間管理有一個很大的誤會,就是把所有零碎的時間都榨乾,每秒都不要浪費。坐車的時候看書、吃飯的時候收Email,好像永遠都有事情要做,事情永遠都做不完。這或許是父母從小的觀念,或是電視廣告。某某學霸之所以成為學霸是因為無時無刻在學習。

不要再這樣了!! 時間不是這樣管理。你不用完成所有的事情,事實上你也不用完成所有的事情。你只要完成真正跟你有關,且最重要的事情就好。本文下方會逐一說明,提升時間管理效率的七個觀念。

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提升時間管理效率的7個重要觀念

  1. 檢視時間通道
  2. 時間記帳
  3. 搞懂使用時間的優先順序
  4. 起跑先衝刺
  5. 做好能量管理
  6. 設計空白時間與空間
  7. 專注

提升時間管理效率的七個重要觀念

1.檢視時間通道

時間通道是一個讓你把時間更集中運用在目標的概念。首先必須認清的事實是,我們必須用20%時間賺到的錢,支持80%時間的生活。每個人都想要過上一個理想的生活,並且每個人都有能力可以做到,關鍵就在於這個時間通道,有多麼集中。

請拿出一張紙,折成3等分,左邊寫上「現在的時間分配」,中間寫上「交換到的東西」,右邊寫上「理想生活目標」。然後把1週168小時花時間做的事情填寫在左邊,把這些事情實際交換到的東西填寫在中間,用線連接起來;最後跟右邊的理想生活連連看,跟理想生活有關的連上線,無關的沒有線連接。

檢視自己的時間通道

檢視自己的時間通道

這個範例是我兩年前的時間通道,老實說在跟理想生活中的連線是很困難的,時間分配與達到理想生活,能夠連結的部分不多,甚至有連結的部分也很弱。從這份檢視,很明顯看出來這樣的時間使用方式,對於未來理想生活很費力,但至少有了這一份檢視圖,能夠清楚看出來哪些是須要減少的事項,未來在做重新檢視與檢討的時候也很方便。

2.時間記帳

理財需要記帳,管理時間也要!

時間記帳有很多種方式,可以用Excel表格、抄寫在紙上,但我個人比較愛用畫圖的方式,將時間的使用視覺化。Patrick Ng發明了一種追蹤時間的圖形Chromodex,把一天的時間像蝸牛一樣分成24份,每一份還有4個小刻度代表15分鐘。

我使用的方式跟範例很像,用顏色區分使間使用的類型:紅色-工作、藍色-家人、綠色-自我進修...。用顏色塗滿格子,再用筆寫上這一段時間主要的處理事項。畫完之後很清楚看見時間是花在哪一類型的事項上面,如果與人生目標無關的行程佔了大部分面積,那就要多注意了。

Chromodex

Chromodex

chronodex時間記帳範例

chronodex時間記帳範例 來自電腦玩物

3.搞懂使用時間的優先順序

時間四象限很老套,但永遠管用!

相信時間四象限大家一點都不陌生,史蒂芬‧柯維(Stephen Covey)認為成功者必備的一個習慣是:要事第一(put first things first)。各種活動,都可以用「緊急」與「重要」來辨別該在什麼時候處理:緊急是指「要立刻處理」,重要則代表「對人生價值觀重要」。只有專注於重要的事,才能讓自己的人生朝著想要的方向前進,也才能避免被緊急的事追著跑,窮忙瞎忙。

  • 緊急與重要:通常是工作、客戶來訪等需要馬上做的事。花用的理想時間比例為10%。
  • 重要卻不緊急:通常是為了成就自己,但不會馬上完成成就自己的事。花用的理想時間比例為40%。
  • 緊急但不重要:這一類的事情是跟人情有關的事。人是社會性的生物,與人的連結是非常重要的。花用的理想時間比例為40%。
  • 不緊急也不重要:既然不急也不重要,最好的做法就是刪除這類的事情。但要做到本身有一定的困難性,因此最高可容許佔時間比例10%。

  • 在做事項排程的時候,先用四象限釐清重要以及緊急程度,再依序執行。便能更專注於完成實現人生意義的事情,大幅減少緊張壓迫的感覺。

    時間管理:搞懂優先順序

    時間管理:搞懂優先順序

    4.起跑先衝刺

    最後衝刺是萬惡的根源,雖然在求學時期最後衝刺總是最有效率的😅。但其實,起跑的時候就衝刺,才是更好的方法。可以把事情做的更好,又可以減輕壓力。

    工作難不難?學習難不難?光用想的是不會知道的,要真正做了才會知道!不是要提早交件,而是要提早處理。若是多人合作的複雜任務,則拆分成各個小任務,一樣起跑先衝刺,用20%時間完成80%的事情。

    這樣在判斷任務需要更多時間的時候,早早提出,避免被誤會是因為拖延而需要更多時間。例如,主管交辦事情下來的時候,先全力衝刺,完成80%的事情,這時候已經可以判斷這個任務是否需要更多時間了,如果需要更多時間完成,便可以先跟主管提出要求,避免在交差前提出,被主管白眼。

    時間管理:起跑先衝刺

    時間管理:起跑先衝刺

    5.做好能量管理

    能量的管理比時間管理更為重要。

    時間管理,除了管理自己的時間,還要管理自己的「能量」也就是精神。不然白天上班,晚上雖然還有時間,卻沒辦法再做任何有生產力的事情,腦袋無法運轉,白白把時間浪費掉了。

    能量管理比時間管理更為重要

    能量管理比時間管理更為重要

    好的能量管理需要做到

  • 充足睡眠
  • 正常飲食
  • 身體運作正常
  • 充滿幹勁
  • 有目標

  • 6.設計空白時間與空間

    讓人生過的更優雅,首先要減少焦慮。減少焦慮的需要從時間跟空間一起做起。

    • 時間:30分鐘前到達與會地點,悠閒地喝杯咖啡,緩和心情。把私人時間及空白時間排入日程表。
    • 空間:好好整理工作的環境。東西太多,下意識的選擇太多,等同於無時無刻在做決策。這樣會變成真正需要有意識決策的時候影響到決策的品質。


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    7.專注

    真正定義有效的時間管理,是「生產力」。

    生產力 = 時間 × 精力 × 專注力

    根據研究顯示,被中斷的三個小時所產生的生產力,與完全集中注意力的一個小時是一樣的。也就是說,如果完全集中注意力進行了深度工作,比常常分心的人多了兩小時的空白時間!

    但,理論上是如此,實際上並不是每個人都能做到。如果你跟我一樣是一個很常分心的人,推薦你用番茄鐘工作法:專注工作25分鐘,再休息5分鐘。要達到深度工作的效果,最短須要有25分鐘的時間。在這深度工作的25分鐘內,不看社交軟體、不回通訊軟體的訊息,也不接收Email,純粹專注工作。我試過!真的非常有用。

    另外還有一個方法你也可以試試,提升專注力,賺到更多的時間。那就是「冥想」。

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    結語

    我自覺是個很難自律的人,但又很想把做事效率提高。因為想賺錢嘛~能力越好,能換取的單位時薪越高,期待自己能用最少的時間工作,獲得最高單價的薪水,生活的毫不費力。所以不斷地在尋找高效的方法。我得到的結論是,先觀察自己的時間使用習慣,再運用學到的時間管理技巧一點一滴的落實,從生活中的一件事做起。當然,很難免地會脫序,學到跟做到要串聯在一起,不是馬上就做得到的。因此我會不斷地複習時間管理的觀念,檢視時間運用,再重新做調整。

    1

    觀察

    觀察目前時間的運用狀況,可用本篇提到的時間通道以及時間記帳方法做紀錄。

    2

    運用

    在網路上你一定還會搜尋到更多有關於時間管理的文章,將其中你覺得最可行的部分,落實在生活中的「一件事」上。

    3

    調整

    定期檢視時間管理落實的狀況,調整使用的方式以及策略。

    本文大部分的觀念來自於BOS巴菲特線上學院的《時間管理小課程》。並且結合了下面這兩本在「時間管理」的「高效生產力」影響我很深的書。BOS巴菲特線上學院是一個美股價值投資的教學單位,除了美股價值投資之外,每月會開設免費的小課程,全方位提升自我成長觀念與技能,《時間管理小課程》便是其中一門免費的課。有興趣請點擊下方按鈕了解更多。

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