總是拖延管不好時間？7個不再窮忙必知的《時間管理》重要觀念

時間管理最大的誤會

80%的人對時間管理有一個很大的誤會，就是把所有零碎的時間都榨乾，每秒都不要浪費。坐車的時候看書、吃飯的時候收Email，好像永遠都有事情要做，事情永遠都做不完。這或許是父母從小的觀念，或是電視廣告。某某學霸之所以成為學霸是因為無時無刻在學習。

不要再這樣了!! 時間不是這樣管理。你不用完成所有的事情，事實上你也不用完成所有的事情。你只要完成真正跟你有關，且最重要的事情就好。本文下方會逐一說明，提升時間管理效率的七個觀念。

提升時間管理效率的7個重要觀念

1. 檢視時間通道
2. 時間記帳
3. 搞懂使用時間的優先順序
4. 起跑先衝刺
5. 做好能量管理
6. 設計空白時間與空間
7. 專注

觀念#1 |檢視時間通道

時間通道是一個讓你把時間更集中運用在目標的概念。首先必須認清的事實是，我們必須用20%時間賺到的錢，支持80%時間的生活。每個人都想要過上一個理想的生活，並且每個人都有能力可以做到，關鍵就在於這個時間通道，有多麼集中。

請拿出一張紙，折成3等分，左邊寫上「現在的時間分配」，中間寫上「交換到的東西」，右邊寫上「理想生活目標」。然後把1週168小時花時間做的事情填寫在左邊，把這些事情實際交換到的東西填寫在中間，用線連接起來；最後跟右邊的理想生活連連看，跟理想生活有關的連上線，無關的沒有線連接。

這個範例是我兩年前的時間通道，老實說在跟理想生活中的連線是很困難的，時間分配與達到理想生活，能夠連結的部分不多，甚至有連結的部分也很弱。從這份檢視，很明顯看出來這樣的時間使用方式，對於未來理想生活很費力，但至少有了這一份檢視圖，能夠清楚看出來哪些是須要減少的事項，未來在做重新檢視與檢討的時候也很方便。

觀念#2 |時間記帳

理財需要記帳，管理時間也要！

時間記帳有很多種方式，可以用Excel表格、抄寫在紙上，但我個人比較愛用畫圖的方式，將時間的使用視覺化。Patrick Ng發明了一種追蹤時間的圖形Chromodex，把一天的時間像蝸牛一樣分成24份，每一份還有4個小刻度代表15分鐘。

我使用的方式跟範例很像，用顏色區分使間使用的類型：紅色-工作、藍色-家人、綠色-自我進修...。用顏色塗滿格子，再用筆寫上這一段時間主要的處理事項。畫完之後很清楚看見時間是花在哪一類型的事項上面，如果與人生目標無關的行程佔了大部分面積，那就要多注意了。

觀念#3 |搞懂使用時間的優先順序

時間四象限很老套，但永遠管用！

相信時間四象限大家一點都不陌生，史蒂芬‧柯維（Stephen Covey）認為成功者必備的一個習慣是：要事第一（put first things first）。各種活動，都可以用「緊急」與「重要」來辨別該在什麼時候處理：緊急是指「要立刻處理」，重要則代表「對人生價值觀重要」。只有專注於重要的事，才能讓自己的人生朝著想要的方向前進，也才能避免被緊急的事追著跑，窮忙瞎忙。

在做事項排程的時候，先用四象限釐清重要以及緊急程度，再依序執行。便能更專注於完成實現人生意義的事情，大幅減少緊張壓迫的感覺。

觀念#4 |起跑先衝刺

最後衝刺是萬惡的根源，雖然在求學時期最後衝刺總是最有效率的😅。但其實，起跑的時候就衝刺，才是更好的方法。可以把事情做的更好，又可以減輕壓力。

工作難不難？學習難不難？光用想的是不會知道的，要真正做了才會知道！不是要提早交件，而是要提早處理。若是多人合作的複雜任務，則拆分成各個小任務，一樣起跑先衝刺，用20%時間完成80%的事情。

這樣在判斷任務需要更多時間的時候，早早提出，避免被誤會是因為拖延而需要更多時間。例如，主管交辦事情下來的時候，先全力衝刺，完成80%的事情，這時候已經可以判斷這個任務是否需要更多時間了，如果需要更多時間完成，便可以先跟主管提出要求，避免在交差前提出，被主管白眼。

觀念#5 |做好能量管理

能量的管理比時間管理更為重要。

時間管理，除了管理自己的時間，還要管理自己的「能量」也就是精神。不然白天上班，晚上雖然還有時間，卻沒辦法再做任何有生產力的事情，腦袋無法運轉，白白把時間浪費掉了。

好的能量管理需要做到

觀念#6 |設計空白時間與空間

讓人生過的更優雅，首先要減少焦慮。減少焦慮的需要從時間跟空間一起做起。

• 時間：30分鐘前到達與會地點，悠閒地喝杯咖啡，緩和心情。把私人時間及空白時間排入日程表。
• 空間：好好整理工作的環境。東西太多，下意識的選擇太多，等同於無時無刻在做決策。這樣會變成真正需要有意識決策的時候影響到決策的品質。

推薦閱讀👉怦然心動的人生整理魔法

觀念#7 |真正定義有效的時間管理，是「生產力」。

生產力 = 時間 × 精力 × 專注力

根據研究顯示，被中斷的三個小時所產生的生產力，與完全集中注意力的一個小時是一樣的。也就是說，如果完全集中注意力進行了深度工作，比常常分心的人多了兩小時的空白時間！

但，理論上是如此，實際上並不是每個人都能做到。如果你跟我一樣是一個很常分心的人，推薦你用番茄鐘工作法：專注工作25分鐘，再休息5分鐘。要達到深度工作的效果，最短須要有25分鐘的時間。在這深度工作的25分鐘內，不看社交軟體、不回通訊軟體的訊息，也不接收Email，純粹專注工作。我試過！真的非常有用。

另外還有一個方法你也可以試試，提升專注力，賺到更多的時間。那就是「冥想」。

推薦閱讀👉腦袋排毒《冥想正念指南》

結語

我自覺是個很難自律的人，但又很想把做事效率提高。因為想賺錢嘛~能力越好，能換取的單位時薪越高，期待自己能用最少的時間工作，獲得最高單價的薪水，生活的毫不費力。所以不斷地在尋找高效的方法。我得到的結論是，先觀察自己的時間使用習慣，再運用學到的時間管理技巧一點一滴的落實，從生活中的一件事做起。當然，很難免地會脫序，學到跟做到要串聯在一起，不是馬上就做得到的。因此我會不斷地複習時間管理的觀念，檢視時間運用，再重新做調整。

本文大部分的觀念來自於BOS巴菲特線上學院的《時間管理小課程》。並且結合了下面這兩本在「時間管理」的「高效生產力」影響我很深的書。BOS巴菲特線上學院是一個美股價值投資的教學單位，除了美股價值投資之外，每月會開設免費的小課程，全方位提升自我成長觀念與技能，《時間管理小課程》便是其中一門免費的課。有興趣請點擊下方按鈕了解更多。

其他人都在看的好書...

👉🏻啟發最多人的投資理財入門3本長銷書：改變口袋前先改變腦袋

👉🏻《用10%薪水變有錢人》真的假的？有這麼簡單？ 全世界有錢人致富靠這七招

👉🏻金剛經跟財富有關？《當和尚遇到鑽石2：善用業力法則，創造富足人生》

👉🏻選擇一流的好公司：看懂經濟護城河《護城河投資優勢》價值投資者賺錢的秘密

👉🏻富爸爸沒告訴你的一個重要觀念：財務自由需要被關注的不只是金錢，還有你的時間《點時成金》

👉🏻投資最重要的事：一本價值投資者必讀經典

👉🏻我的職業是股東：平凡的投資，豐富的收成

👉🏻高情商不是好脾氣。有多久忘了做自己呢？《蔡康永的情商課》為你自己活一次

如果你覺得我的這篇文章對你有幫助，請在下方留言💬謝謝
我是暄，喜歡研究投資理財的平凡人，歡迎交流與討論❤
《平凡暄誓》成為厲害的平凡人。